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HubSessions Utilisateurs et rôles

HubSessions est un logiciel de gestion du processus décisionnel d'une entité, le plus souvent publique. HubSessions gère ainsi divers types de séances:

  • conseils des ministres,
  • collèges et conseils communaux,
  • bureaux permanents, conseils de l'action sociale et comités spéciaux du service social (CSSS) de CPAS,
  • comités ou conseils de direction à divers niveaux au sein d'administrations,
  • comités de coordination entre administrations et syndicats,
  • commissions de probation,
  • ...

Au plus le logiciel évolue, au plus le nombre d'utilisateurs qui s'y connectent augmente, munis de rôles qui se multiplient et se diversifient. Par ailleurs, parmi les entités utilisatrices d'HubSessions, un nombre croissant procède à l'ouverture du logiciel à des acteurs tiers, afin de faciliter les échanges d'informations Au lieu de procéder à des échanges de courriels ou autres type de canaux extérieurs au logiciel, un accès est donné à divers acteurs tiers, leur permettant de venir chercher l'information directement en son sein. HubSessions, au fil des années, à développé un modèle de sécurité robuste, mettant en oeuvre un cloisonnement des informations, permettant à chaque acteur, qu'il soit interne ou tiers, via l'octroi d'un ou plusieurs rôles, de consulter et/ou modifier uniquement les informations appropriées, et ce dans le respect de la confidentialité et la sécurité requises par le RGPD.

Cette page fait le point sur les différents rôles pouvant être octroyés aux utilisateurs du logiciel.

Rôles globaux et locaux

HubSessions fait une première distinction entre 2 types de rôles: les rôles globaux et les rôles locaux. Avant d'expliquer cette distinction, il convient d'introduire la notion de groupe.

L'entité décisionnelle utilisant HubSessions est généralement constituée de plusieurs sous-entités: services, départements, cabinets ministériels, etc. HubSessions donne à ces sous-entités le nom générique de groupe.

Le principe de fonctionnement est le suivant.

Chaque groupe propose des points / dossiers / analyses (le nommage varie d'une entité à l'autre) pour lesquels l'entité prendra une décision. Dans la suite de ce document, on utilisera le terme de point.

Chaque point va tout d'abord être créé dans le logiciel et va suivre un premier processus de validation interne au sein de chaque groupe: d'abord proposé par son créateur, il pourra ensuite être prévalidé pour ensuite faire l'objet d'une validation finale au sein du groupe. notez que dans beaucoup d'HubSessions, l'étape de prévalidation est omise. Les termes utilisés pour les états des points peuvent malheureusement varier d'un HubSessions à l'autre. Par exemple, un point validé est nommé validé par le cabinet si le groupe représente un cabinet ministériel.

Ensuite, un point, considéré comme complet et correct par son groupe proposant (=validé) sera soumis aux personnes en charge de concocter les ordres du jour des séances durant lesquelles l'entité va prendre ses décisions. Ces personnes sont nommées gestionnaires de séances dans HubSessions.

Les points issus des différents groupes seront insérés dans des séances. Celles-ci seront d'abord construites en mode privé, invisibles de tous, à l'exception des gestionnaires. Lorsqu'une séance est prête, ils publieront, au sein du logiciel, son ordre du jour (généralement en 2 étapes: ordre du jour provisoire et ordre du jour définitif), qui deviendra visible, en tout ou partie, par les différents membres des groupes proposants. Durant la séance officielle ou peu après, les décisions seront prises sur chaque point; le procès-verbal (PV) sera ensuite publié (souvent en 2 étapes également, sous la forme d'un PV provisoire puis d'un PV définitif). Après publication du PV définitif, une dernière étape peut être par la suite franchie et concerne l'archivage de la séance.

Nous pouvons maintenant introduire la distinction entre les 2 familles de rôles:

  • Un rôle local est spécifique à un groupe. Il donne des prérogatives qui ne concerneront que les points du groupe en question.
  • Un rôle global porte sur l'ensemble du logiciel, indépendamment de tout groupe. Par exemple, le rôle de gestionnaire de séance évoqué plus haut est un rôle global.

Rôles locaux

⚠️ Ce qui est décrit ici s'applique de manière générale; la réalité de votre HubSessions peut cependant être différente. En effet, HubSessions étant hautement configurable, les paramètres de sécurité peuvent être modifiés et être adaptés sur mesure à un contexte spécifique.

Selon les fonctionnalités activées ou non sur un HubSessions, divers rôles locaux, liés à un groupe, peuvent être octroyés aux utilisateurs. Le tableau suivant fait le point sur ces rôles. Le terme technique utilisé pour chaque rôle y est mentionné, car il peut apparaître dans certains fichiers ou affichages.

Nom Nom technique Description
Observateur observer Un observateur ne peut rien modifier dans le système (mis à part ses préférences personnelles, notamment liées aux envois de mails par le système). De manière générale, un observateur peut consulter les points de son propre groupe, pour autant que ces points aient été proposés (il ne peut pas consulter les points en création).
Au-delà du cadre strict des points de son groupe, un observateur pourra aussi, de manière générale, consulter les informations d'une séance (séance, points et annexes) à partir du moment où son ordre du jour provisoire est publié.
Créateur creator Un créateur peut créer des points au nom de son groupe et peut, une fois le point entièrement encodé et ses annexes uploadées, proposer le point pour (pré)validation interne au sein de son groupe.
Prévalidateur prereviewer Un prévalidateur peut consulter les points ayant été proposés au sein de son groupe et les prévalider (ou les retourner à son créateur, avec explications, pour adaptations si nécessaire), les rendant disponibles pour validation finale au sein de son groupe. Le rôle de prévalidateur est souvent désactivé: les points proposés passent alors directement pour validation interne finale par un validateur (voir ci-dessous).
Validateur reviewer Un validateur peut consulter tous les points de son groupe requérant une validation interne finale (= les points proposés si l'étape de prévalidation est omise, ou les points prévalidés sinon), et décider de les valider, c'est-à-dire les sortir du groupe pour les présenter aux gestionnaires de séances, qui pourront, dès lors, affecter les points validés à l'ordre du jour d'une séance. Un validateur peut également décider de retourner le point, pour adaptations, au prévalidateur ou au créateur, si des modifications sont requises.
Exécuteur de tâches taskperformer Si la fonctionnalité de gestion de tâches est activée sur votre HubSessions, les gestionnaires de séances ont, sur base de chaque point accepté en séance, la possibilité de créer une ou plusieurs tâches et de les affecter aux groupes. Cette gestion n'est pas individuelle: les tâches ne sont pas affectées à des individus mais bien à des groupes, qui sont, en général, les mêmes groupes que ceux ayant proposé les points. Au sein du groupe, chaque personne ayant reçu le rôle d'exécuteur de tâches peut alors consulter l'ensemble des tâches affectées à son groupe et peut encoder des informations au sujet de leur état d'avancement, avec commentaires à l'appui.
Donneur d'avis adviser Si la gestion des avis est activée sur votre HubSessions, cela signifie qu'un groupe proposant un point peut, à un stade ou un autre du cheminement du point au sein du logiciel, demander à un autre groupe qu'un avis soit rendu sur ce point. À nouveau, les avis ne sont pas demandés à titre individuel, mais à un groupe. Un groupe va exprimer son avis via l'un ou l'autre de ses donneurs d'avis (ou conseillers, les 2 termes sont utilisés de manière interchangeable).

Quelques remarques complémentaires.

  • Il est inutile d'octroyer le rôle d'observateur à une personne disposant d'un rôle de créateur, prévalidateur ou validateur: ces derniers disposent de prérogatives incluant automatiquement celles des observateurs.
  • Si un utilisateur fait partie de plusieurs groupes, on peut lui octroyer des rôles locaux au sein de ces groupes. Chaque rôle local ne porte bien entendu que sur un groupe unique.
  • Typiquement, un utilisateur aura un seul profil parmi les trois profils de base: observateur, créateur et validateur. Il est néanmoins possible d'attribuer les profils de créateur et validateur à un même utilisateur.
  • Typiquement, le profil de créateur sera donné à un nombre important de personnes, tandis que celui de (pré)validateur sera réservé à un nombre limité de personnes (voire une seule) par groupe.

Configuration spécifique au travail d'un Gouvernement · Procédures inter-cabinets

Dans le contexte spécifique du travail d'un Gouvernement, où les groupes sont des cabinets ministériels, une sémantique particulière est dévolue aux rôles de donneur d'avis et de validateur (voir ci-dessus) dans le contexte des procédures inter-cabinets.

Une telle procédure vient se greffer entre le moment où un point est, au sein d'un cabinet, proposé et validé. Il pemet à un cabinet de s'enquérir de l'avis des autres cabinets sur un dossier spécifique, avant que le point ne continue son cheminement vers son affectation à l'ordre du jour d'une séance du Gouvernement.

Ce type de procédure illustre un usage du mécanisme des avis. Si un point, proposé au sein d'un cabinet, doit faire l'objet de ce type de procédure, une demande d'avis est envoyée à tous les autres cabinets, selon la procédure suivante.

  1. Un courriel est envoyé à tous les validateurs de tous les cabinets (à l'exception du cabinet qui initie la procédure).
  2. Un de ces validateurs décide, en dehors du logiciel, de transférer ces courriels au·x donneur·s d'avis spécifique·s qu'ils choisissent parmi l'ensemble des donneurs d'avis définis au sein de leur cabinet.
  3. Ces destinataires, disposant du rôle de donneur d'avis, peuvent alors accéder au point en question, dont le lien est présent dans le courriel transféré.
  4. Les donneurs d'avis peuvent, de manière optionnelle, encoder leur avis dans le logiciel au nom de leur cabinet, ou à tout le moins changer le statut de l'avis, pour indiquer que l'avis a été donné.

Cette manière de procéder est un peu particulière par rapport au fonctionnement standard d'HubSessions, qui, dans pareil cas, ne met pas les validateurs dans la boucle, mais envoie les courriels directement à l'ensemble des donneurs d'avis des groupes concernés.

Rôles globaux

Les rôles globaux, c'est-à-dire indépendants de tout groupe, existant au sein d'HubSessions sont listés dans le tableau ci-dessous. Le terme technique utilisé pour chaque rôle y est mentionné, car il peut apparaître dans certains fichiers ou affichages.

Nom Nom technique Description
Gestionnaire de séance MeetingManager Un gestionnaire de séance gère le processus de publication des séances. Il peut les créer, concocter leur ordre du jour en y insérant les points validés par les groupes, publier leurs ordres du jours provisoires et définitifs, publier leur PV provisoire et définitif et, au final, procéder à leur archivage.
Administrateur Manager Un·e administrateur·trice dispose des droits les plus élevés dans un HubSessions. Une personne disposant de ce rôle peut, à peu de choses près, tout faire et tout voir. Ce rôle est octroyé à un très petit nombre de personnes (en général pas plus de 2 ou 3): 1 ou 2 acteurs techniques responsables de la maintenance du logiciel et, dans certains cas, l'un ou l'autre utilisateur avancé.
Gestionnaire de comité CommitteeManager Alors que les premiers HubSessions ne pouvaient gérer les séances qu'émanant d'une seule entité (par exemple, un Gouvernement ou un Collège communal), HubSessions, depuis quelques années, offre la possibilité de rassembler, en un seul site, des séances produites par des entités différentes. Ce fonctionnement offre un cloisonnement complet entre les entités, appelées comités, qui disposent de leurs propres groupes et autres éléments de configuration. Dans un HubSessions multi-comités, un rôle additionnel existe: celui de gestionnaire de comité. Ce rôle vient compléter le gestionnaire de séance et permet de configurer le comité en question.
Notez que, dans le contexte d'un HubSessions mulci-comités, les rôles de gestionnaires (de comité et de séance) ne sont plus réellement des rôles globaux: il se restreignent à un comité défini. Dans ce cas de figure,on a alors 3 niveaux de rôles: rôles globaux, rôles de comité et rôles locaux (à chaque groupe au sein de chaque comité).
Publicateur Publisher Le module de gestion des publications, si activé dans HubSessions, permet de gérer le processus de publication des points de séances qui, une fois acceptés, doivent faire l'objet d'une publication officielle. En Belgique, il s'agit de la procédure de publication au Moniteur belge.
Dans HubSessions, ce processus de publication peut se produire de 2 manières différentes.
  • Dans un premier mode, ce sont les gestionnaires de séances qui se chargent de ce processus. Sur chaque point concerné, ils peuvent alors créer une ou plusieurs publications, et y encoder des informations concernant ce processus: statut des traductions avec commentaires, date de publication, etc.
  • Dans un second mode, le processus est pris en charge par les personnes étant effectivement en charge du processus. Dans ce cas, on leur octroie le rôle de publicateur. Dans ce mode, les gestionnaires de séance peuvent toujours créer des publications sur base des points, mais ces publications sont directement transférées aux publicateurs, qui vont en assurer eux-même la gestion: encodage des données, suivi, etc. Les gestionnaires de séance n'auront alors plus rien à faire; ils pourront régulièrement découvrir, au sein d'HubSessions, toutes les informations au sujet de ces publications telles que mises à jour par les publicateurs au fil de l'avancement des dossiers. Les publicateurs peuvent aussi créer et gérer des publications qui ne sont pas liées à des points issus de séances.
Observateur final ObserverFinal L'idée, derrière le concept d'observation finale, est de permettre à des utilisateus extérieurs à l'entité utilisatrice d'HubSessions, de pouvoir consulter le travail final produit par l'entité au sein d'HubSessions. Par travail final, on entend les séances (ainsi que leur contenu, points et annexes inclus):
  • telles qu'existant après l'étape de publication du PV provisoire ;
  • dont les traces de travail intermédiaire, comme la présences d'annexes telles des notes au gouvernement temporaires, en versions successives, non finales, ont disparu.
Par conséquent, un observateur final peut uniquement consulter les séances et leur contenu après que le PV provisoire ait été publié. De plus, en matière de contenu, seules les annexes des points de la séance dont la case à cocher Finale? est cochée seront visibles. Il est de la responsabilité des gestionnaires de séances de décocher cette case pour tout document qui représenterait une version intermédiaire d'un document, ou tout autre document qu'il n'est pas souhaitable de diffuser auprès des observateurs finaux.
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